Odczyty tachografu co ile dni? 28 dni karta, 90 dni pojazd – prosto i bez żargonu

Odczyty tachografu robisz co ile dni? Kartę kierowcy co 28 dni, pamięć pojazdu co 90 dni, niezależnie od modelu tachografu.

To dwa różne terminy, dwa różne nośniki danych i jedna częsta pomyłka, która kosztuje przewoźników najwięcej. Poniżej masz prostą ściągę: co, kiedy i kto za to odpowiada. Bez żargonu, do przeczytania na telefonie.

Najczęstszy błąd: właściciel pilnuje karty kierowcy co 28 dni, a o pamięci pojazdu (90 dni) zapomina. Pojazd „cichnie" dłużej, więc termin łatwiej przegapić.

W skrócie, najważniejsze w 5 punktach:

• Karta kierowcy: co 28 dni. To krótszy, częstszy cykl. Najłatwiej go przeoczyć przy długich trasach.
• Pamięć pojazdu (jednostka pojazdowa): co 90 dni. Rzadziej, ale równie obowiązkowo.
• Terminy są takie same dla starszego tachografu i dla nowego Smart Tacho 2 (G2V2). Model urządzenia tego nie zmienia.
• Odpowiada przewoźnik (firma), nawet jeśli odczyt fizycznie robi kierowca albo biuro.
• Montaż urządzenia to nie odczyty. Zamontowany tachograf nie „załatwia sprawy". Dane i tak trzeba pobierać cyklicznie przez całe lata.

Odczyty tachografu, co ile dni dokładnie?

Są dwa terminy, warto je rozdzielić raz a dobrze. Kartę kierowcy odczytujesz co 28 dni. Pamięć pojazdu odczytujesz co 90 dni. To dwa osobne zbiory danych: jeden „chodzi" z kierowcą, drugi siedzi w aucie.

Te odstępy wynikają z przepisów unijnych o tachografach i obowiązują w całej Unii, identycznie dla starszego tachografu cyfrowego i dla najnowszego Smart Tacho 2 (G2V2). To są terminy maksymalne: „co 28 dni" znaczy „nie rzadziej niż co 28 dni". Częściej można, rzadziej nie.

Karta kierowcy – co 28 dni

• Co to jest: dane z karty, którą kierowca wkłada do tachografu (jego czas jazdy, przerwy, odpoczynki).
• Cykl: maksymalnie co 28 dni, licząc od poprzedniego odczytu.
• Pułapka: przy długich trasach 28 dni mija szybko. To najczęściej przegapiany termin.

Pamięć pojazdu – co 90 dni

• Co to jest: dane z jednostki pojazdowej, czyli z samego tachografu w aucie (zapis pracy pojazdu).
• Cykl: maksymalnie co 90 dni od poprzedniego odczytu.
• Pułapka: rzadszy termin = łatwiej o nim zapomnieć. Wpada raz na kwartał, gdy nikt o nim nie myśli.

Skąd się biorą te terminy 28 i 90 dni?

Obowiązek regularnego pobierania danych wynika z prawa unijnego. Sam obowiązek nakłada rozporządzenie (WE) nr 561/2006 (art. 10 ust. 5 lit. a), a konkretne terminy maksymalne ustala rozporządzenie Komisji (UE) nr 581/2010 (art. 1): 90 dni dla pamięci pojazdu i 28 dni dla karty kierowcy.

Najważniejsze dla Ciebie: to nie jest wewnętrzna zasada firmy ani „dobra praktyka". To obowiązek z przepisów, ten sam w Polsce, w Niemczech, we Francji i w Holandii. Dlatego kontrola za granicą może go sprawdzać tak samo jak ITD (Inspekcja Transportu Drogowego) w kraju. Źródła podajemy na końcu, w sekcji „Źródła".

Jak wygląda harmonogram odczytów na cały rok?

Najprościej myśleć o tym jak o dwóch „budzikach" chodzących w różnym tempie. Karta dzwoni co 28 dni, pojazd co 90 dni. Oto jak to wygląda na rok dla jednego pojazdu i jednego kierowcy.

Karta kierowcy – co ~28 dni (ok. 13 razy w roku)

• Pierwszy odczyt: dzień startowy (np. 1 stycznia).
• Kolejny: najpóźniej 28 dni później (ok. 29 stycznia), i tak co 28 dni, niezależnie od weekendów.
• W ciągu roku wypada to około 13 razy na jednego kierowcę.

Pamięć pojazdu – co ~90 dni (ok. 4 razy w roku)

• Pierwszy odczyt: dzień startowy.
• Kolejne: najpóźniej co 90 dni (mniej więcej raz na kwartał).
• W ciągu roku wypada to około 4 razy na jeden pojazd.

Teraz pomnóż to przez flotę. Przy 5 busach i 5 kierowcach to już kilkadziesiąt terminów rocznie, każdy w innym dniu. To dlatego pilnowanie w głowie albo w Excelu przestaje działać już przy kilku autach.

Nie chcesz liczyć tego na piechotę? Przygotowaliśmy interaktywne narzędzie, terminarz odczytów: wpisujesz datę ostatniego odczytu karty i pojazdu, a ono pokazuje następne terminy i ile dni zostało.

Kto musi pilnować odczytów: kierowca, właściciel czy biuro?

Za odczyt w terminie odpowiada przewoźnik, czyli firma transportowa. Nawet jeśli sam odczyt robi kierowca w trasie albo biuro rozliczeniowe, przed kontrolą i tak odpowiada firma.

To kluczowa różnica, która gubi wielu właścicieli małych flot:

• Kierowca może wykonać czynność, ale to nie zdejmuje odpowiedzialności z firmy.
• Biuro rozliczeniowe często pobiera dane „przy okazji", ale nie zawsze pilnuje terminów odczytów, a to dwie różne rzeczy.
• Właściciel ponosi konsekwencje, jeśli termin minie. „Myślałem, że biuro to ogarnia" nie jest argumentem przy kontroli.

Dlatego warto raz ustalić, kto pilnuje terminów. Rozkładamy to w artykule Kto odpowiada za odczyty tachografu: kierowca, właściciel czy biuro?.

Zamiast pilnować dwóch różnych cykli w głowie albo w Excelu, ustaw to raz. To jest dokładnie ten rodzaj zadania, w którym jeden zapomniany termin kosztuje więcej niż rok narzędzia.

Co z terminem po wymianie albo wydaniu nowej karty kierowcy?

Wymiana karty (po utracie ważności, zgubieniu albo przy nowym kierowcy) nie „zeruje" obowiązku, zmienia tylko punkt startowy. Z nową kartą zaczynasz nowy cykl 28-dniowy od pierwszego odczytu. Najważniejsze, o czym warto pamiętać:

• Stara karta: zanim ją odłożysz, upewnij się, że ostatnie dane zostały pobrane i zabezpieczone. Potem ich już z niej nie odczytasz.
• Nowa karta: licznik 28 dni rusza od nowa. Ustaw przypomnienie od razu.
• Nowy kierowca: każdy kierowca to osobny cykl 28-dniowy, czyli kolejne terminy do pilnowania.

Termin pamięci pojazdu (90 dni) nie zależy od kierowcy, chodzi za samym autem, niezależnie kto nim jeździ.

Montaż tachografu a odczyty: to nie to samo

Tu jest pułapka, na którą nabiera się najwięcej właścicieli. Montaż tachografu (w tym G2V2) to czynność jednorazowa. Odczyty to obowiązek cykliczny: co 28 i co 90 dni, przez całe lata użytkowania pojazdu.

To dwie różne sprawy, z dwoma różnymi rodzajami kar:

• Montaż i sprawne urządzenie: jednorazowa kwestia serwisu. Brak lub niesprawny tachograf to osobna kategoria naruszeń (kara rzędu ~12 000 zł dotyczy urządzenia, nie danych).
• Odczyty danych: kara grozi za brak danych w terminie, a nie za brak urządzenia. To nasz temat.

Innymi słowy: zamontowany tachograf to dopiero start. Dane z karty i z pojazdu trzeba pobierać dalej, regularnie, dopóki auto jeździ. Nowy Smart Tacho 2 nie zwalnia z odczytów ani ich nie automatyzuje.

Sam tachograf jest obowiązkowy i nie da się go pominąć. Montaż urządzenia robi serwis tachografów, nie my. Naszą działką są tylko odczyty, czyli osobny, stały obowiązek przez całe życie pojazdu.

Dla jasności: TachoPing nie montuje ani nie dobiera tachografów i nie pobiera ani nie przechowuje plików z karty czy pojazdu. Pilnujemy wyłącznie terminów odczytów i przypominamy o nich, zanim termin minie.

Ile grozi za brak odczytów w terminie?

Kary dotyczą braku danych, nie braku urządzenia. Stawki różnią się między krajami, a przy luce w danych albo nieokazaniu plików na kontroli sankcja bywa surowsza niż przy zwykłym spóźnieniu.

• Polska (ITD): 500 zł za każdy pojazd i 500 zł za każdego kierowcę z przekroczonym terminem. Górny limit kary z kontroli firmy to 15, 20, 25 lub 30 tys. zł, zależnie od liczby kierowców (art. 92a i załącznik nr 3 ustawy o transporcie drogowym).
• Niemcy (BALM): 750 EUR za dobę braku danych, naliczane osobno za pojazd i za kierowcę (taryfikator BALM).
• Francja (DREAL): do 1500 EUR za nieterminowe pobranie danych (kontrawencja 5. klasy), a w recydywie do 3000 EUR.
• Holandia (ILT): 1300 EUR za nieterminowe pobranie danych z karty kierowcy i 1300 EUR z jednostki pojazdowej, a za brak wymaganej archiwizacji nawet 4400 EUR (taryfikator ILT, Staatscourant 2023/8316).

Pełne zestawienie kar dla czterech krajów rozpisujemy w artykule Kary za brak odczytów tachografu w 2026: taryfikator PL, Niemcy, Francja, Holandia.

Jak nie przegapić terminu odczytu?

Problem nie polega na tym, że odczyt jest trudny. Polega na tym, że terminów jest dużo, wypadają w różnych dniach i łatwo o nich zapomnieć między trasami. „Pamiętaj o odczycie" się nie wykona. „SMS: karta Kowalskiego, do piątku" się wykona.

Co realnie pomaga małej flocie:

• Jedno miejsce na wszystkie terminy: karta i pojazd, każdy pojazd, każdy kierowca, w jednym widoku.
• Przypomnienie z wyprzedzeniem: nie w dniu terminu, tylko kilka dni wcześniej, żeby zdążyć zaplanować.
• Kanał, który naprawdę czytasz: SMS, WhatsApp albo e-mail, a nie panel, do którego nikt nie zagląda.
• Status od ręki: „Zabezpieczony", „Zbliża się termin", „Ryzyko kary ITD".

Dokładnie tak działa TachoPing: „budzik" pilnujący terminów dla małych flot busów 2,5–3,5 t. Pilnujemy dat odczytów i przypominamy o nich SMS-em, przez WhatsApp lub e-mailem, zanim termin minie. Kierowca skanuje kod QR w kabinie i od razu widzi status, bez aplikacji i bez logowania.

Jak to wygląda w praktyce: przypomnimy Ci 7, 3 i 1 dzień przed terminem oraz jeszcze raz 1 dzień po terminie (jeśli odczyt nie został zrobiony), osobno dla każdego pojazdu i każdego kierowcy. Nic nie musisz liczyć w głowie.

Jak ustawić to u siebie, gdy jesteś właścicielem, kierowcą i biurem w jednej osobie, opisujemy w artykule Jak nie przegapić odczytu karty kierowcy.

Zamiast pilnować kilkunastu dat w Excelu, ustaw to raz. TachoPing kosztuje 15 zł za pojazd miesięcznie (cena promocyjna, rośnie do 19 zł po 1 lipca 2026), w planie rocznym o 17% taniej, z 30-dniową gwarancją zwrotu. Bez opłaty bazowej, bez limitu kierowców, bez montażu sprzętu. Włącz TachoPing.

FAQ: najczęstsze pytania o terminy odczytów

Co ile dni odczytuje się kartę kierowcy?

Kartę kierowcy odczytuje się maksymalnie co 28 dni, licząc od poprzedniego odczytu. To termin nieprzekraczalny: częściej można, rzadziej nie.

Co ile dni odczytuje się pamięć pojazdu?

Pamięć pojazdu (jednostkę pojazdową) odczytuje się maksymalnie co 90 dni od poprzedniego odczytu, czyli mniej więcej raz na kwartał.

Czy terminy 28 i 90 dni zależą od modelu tachografu?

Nie. Terminy są takie same dla starszego tachografu cyfrowego i dla nowego Smart Tacho 2 (G2V2). Generacja urządzenia nie zmienia harmonogramu odczytów.

Ile razy w roku trzeba pobierać dane z tachografu?

Kartę kierowcy odczytuje się około 13 razy w roku (co 28 dni), a pamięć pojazdu około 4 razy w roku (co 90 dni). Liczby te rosną wraz z liczbą kierowców i pojazdów.

Kto odpowiada za pobranie danych w terminie: kierowca czy właściciel?

Formalnie odpowiada przewoźnik, czyli firma transportowa. Nawet jeśli odczyt wykonuje kierowca lub biuro, konsekwencje za przekroczony termin ponosi przedsiębiorca.

Czy biuro rozliczeniowe pilnuje terminów odczytów za mnie?

Niekoniecznie. Biuro często pobiera dane przy okazji rozliczeń, ale to nie to samo, co pilnowanie terminów odczytów. Warto ustalić wprost, kto za co odpowiada. Odpowiedzialność i tak spoczywa na przewoźniku.

Co się stanie, gdy przegapię termin odczytu?

Brak danych w terminie to naruszenie, za które grozi kara (jej wysokość zależy od kraju i szczegółów, patrz sekcja o karach). Dane pobierz jak najszybciej i uzupełnij brakujące odczyty.

Czy montaż nowego tachografu G2V2 zwalnia z odczytów?

Nie. Montaż to czynność jednorazowa, a odczyty są cykliczne: co 28 i co 90 dni przez cały czas użytkowania pojazdu. Nowe urządzenie nie pobiera danych za Ciebie.

Co z terminem po wymianie karty kierowcy?

Nowa karta startuje nowy cykl 28-dniowy od pierwszego odczytu. Przed odłożeniem starej karty upewnij się, że jej ostatnie dane zostały pobrane i zabezpieczone.

Czy mogę odczytywać dane częściej niż co 28 lub 90 dni?

Tak. 28 i 90 dni to terminy maksymalne, nie zalecane. Częstsze pobieranie jest dozwolone, rzadsze nie.

Czy TachoPing pobiera i przechowuje moje pliki z tachografu?

Nie. TachoPing pilnuje wyłącznie terminów odczytów i przypomina o nich. Nie pobieramy, nie odczytujemy ani nie przechowujemy plików z karty czy pojazdu, i nie zajmujemy się montażem urządzeń.

Czy kontrola za granicą może egzekwować terminy odczytów?

Tak. Obowiązek wynika z przepisów unijnych, więc organy w Niemczech, Francji czy Holandii mogą go egzekwować tak samo jak ITD w Polsce. Stawki kar różnią się jednak między krajami.

Co zrobić teraz

Sprawdź daty ostatnich odczytów dla każdego kierowcy i pojazdu, policz najbliższe terminy (+28 i +90 dni) i ustaw przypomnienia z wyprzedzeniem, w jednym miejscu, a nie w głowie.

Chcesz mieć to z głowy? Włącz TachoPing, pilnujemy terminów odczytów za Ciebie. Przypomnimy Ci 7, 3 i 1 dzień przed terminem oraz jeszcze raz 1 dzień po terminie (jeśli odczyt nie został zrobiony), osobno dla każdego pojazdu i każdego kierowcy, SMS-em, WhatsAppem lub e-mailem. 15 zł za pojazd miesięcznie (cena promocyjna, rośnie do 19 zł po 1 lipca 2026), w planie rocznym o 17% taniej, 30 dni gwarancji zwrotu, bez opłaty bazowej, bez limitu kierowców i bez montażu sprzętu.