Kto musi pobierać dane z tachografu? Kierowca czy firma

Kto musi pobierać dane z tachografu? W Polsce za odczyty (karta co 28 dni, pojazd co 90) odpowiada przedsiębiorca, nie kierowca i nie biuro.

Nie ma znaczenia, kto fizycznie robi odczyt: kierowca, serwis czy biuro. Na kontroli odpowiada firma, czyli Ty jako właściciel. Jeśli dane nie zostaną pobrane na czas, karę dostaje firma. Nawet jeśli „myślałeś, że ktoś inny to robi".

To jeden z najdroższych błędów w małej flocie busów 2,5–3,5 t. Każdy myśli, że pilnuje ktoś inny, i nie pilnuje nikt. Niżej tłumaczymy prosto: kto odpowiada, co robi kierowca, czego biuro zwykle nie robi i jak to ustawić u siebie, żeby nikt nie zapomniał o terminie.

W skrócie, najważniejsze w 5 punktach:

• Odpowiada przedsiębiorca (przewoźnik). Wykonawcą może być kierowca lub biuro, ale karę dostaje firma.
• Terminy są twarde: karta kierowcy co 28 dni, pamięć pojazdu co 90 dni. Tak samo dla każdej generacji tachografu.
• „Biuro przy okazji" to nie pilnowanie dat. Biuro zwykle przetwarza to, co dostanie, ale nie przypomina Ci o zbliżającym się terminie.
• Montaż to nie odczyty. Tachograf jest obowiązkowy, a montaż robi serwis (nie my). Kara za brak lub zły sprzęt to inna sprawa niż kara za brak danych.
• Najpewniejszy model: jedna osoba odpowiedzialna + system, który przypomina o terminie z wyprzedzeniem.

Kto formalnie odpowiada za odczyty tachografu?

Za odczyt i przechowywanie danych odpowiada przedsiębiorca, czyli firma, która wykonuje przewóz i zatrudnia kierowcę. Tak mówią unijne przepisy: obowiązek pobierania danych nakłada rozporządzenie (WE) nr 561/2006 (art. 10 ust. 5), a maksymalne terminy 90 i 28 dni ustala rozporządzenie Komisji (UE) nr 581/2010. W Polsce odsyła do nich ustawa z 5 lipca 2018 r. o tachografach.

W praktyce oznacza to prostą rzecz: możesz delegować wykonanie, ale nie odpowiedzialność. Kierowca może wpiąć kartę, serwis może podpiąć urządzenie, biuro może zarchiwizować pliki, a i tak na kontroli to firma odpowiada za to, czy dane były pobierane na czas.

W małej flocie to bardzo ważne. Często jedna osoba jest właścicielem, dyspozytorem i czasem kierowcą. Nie ma osobnego działu, który przejmie ten obowiązek. Jeśli nie powiesz wprost, kto pilnuje terminów, to z przepisów wynika, że pilnujesz ich Ty.

Delegujesz zadanie, nie odpowiedzialność. Kontrola pyta firmę, nie kierowcę, dlaczego dane nie zostały pobrane.

Co realnie robi kierowca przy odczytach?

Kierowca najczęściej robi odczyt, ale prawie nigdy nie odpowiada za pilnowanie terminu. Jego zadanie jest proste. W odpowiednim momencie ma umożliwić pobranie danych z karty i z pojazdu.

W typowej małej flocie kierowca:

• wozi i wpina swoją kartę kierowcy, z której co 28 dni trzeba pobrać dane;
• jest „przy pojeździe", z którego co 90 dni trzeba pobrać dane z pamięci;
• często fizycznie podłącza czytnik albo oddaje kartę do skopiowania.

Problem w tym, że kierowca jest w trasie i myśli o czym innym. Jeśli całe pilnowanie terminu opiera się na tym, że „sam sobie przypomni", to prędzej czy później termin umknie. Dlatego ktoś musi nad tym czuwać, a tym kimś jest firma.

Czy kierowca może dostać mandat za brak odczytu?

Obowiązek pobierania i przechowywania danych spoczywa głównie na firmie. Dlatego to firma zwykle dostaje karę za brak odczytów. Dokładny podział odpowiedzialności reguluje krajowa ustawa o transporcie drogowym, a nadzór sprawuje Inspekcja Transportu Drogowego (ITD). Aktualne informacje dla przewoźników publikuje Ministerstwo Infrastruktury.

Co (nie) robi biuro rozliczeniowe?

Biuro rozliczeniowe zwykle obrabia dane, które dostanie. Rozlicza czas pracy, wykrywa naruszenia, archiwizuje pliki. To przydatna usługa. Ale to nie to samo, co pilnowanie, żeby odczyt w ogóle się odbył na czas.

Najczęstsze nieporozumienie brzmi: „skoro płacę biuru, to biuro tego pilnuje". A wiele biur tylko obrabia to, co właściciel im prześle. Jeśli plik nie dotrze, bo nikt nie pobrał danych, biuro nie ma czego rozliczać.

Zanim założysz, że biuro „ogarnia odczyty", sprawdź wprost trzy rzeczy:

• Czy biuro przypomina o terminie? Czy dostaniesz sygnał „za 5 dni mija 28 dni dla karty Kowalskiego", czy to Ty masz pamiętać?
• Czy biuro pobiera dane, czy tylko je obrabia? Wiele biur nie ma fizycznego dostępu do Twoich pojazdów ani kart w trasie.
• Czy odpowiedzialność za termin jest spisana w umowie? Jeśli nie, to mimo współpracy z biurem to nadal firma odpowiada przed kontrolą.

Biuro „przy okazji" przerabia dane, które dostaje. To nie jest to samo, co ktoś, kto pilnuje, by dane w ogóle powstały na czas.

Jedno warto wiedzieć. TachoPing też nie pobiera i nie przechowuje plików z tachografu. Pilnujemy tylko dat odczytów i przypominamy o terminie. Samo pobranie i archiwizacja danych to nadal Twoja sprawa (albo biura). My dbamy o to, żebyś nie przegapił momentu, w którym trzeba to zrobić.

Jak często trzeba pobierać dane i kto liczy te terminy?

Terminy są stałe i nie zależą od tego, kto fizycznie wykonuje odczyt:

• Karta kierowcy: co najmniej raz na 28 dni.
• Pamięć pojazdu (jednostka pojazdowa): co najmniej raz na 90 dni.
• Bez wyjątku dla generacji: stary tachograf, nowy Smart Tacho 2 (G2V2). Terminy są takie same.

To są terminy zapisane w przepisach UE. Wynikają z rozporządzenia Komisji (UE) nr 581/2010 (obowiązek pobierania danych nakłada rozporządzenie 561/2006). I właśnie ich liczenie najczęściej „przepada", gdy odpowiada wielu. Nikt nie prowadzi jednego, wspólnego kalendarza dla całej floty.

Jeśli chcesz szybko sprawdzić, kiedy mijają Twoje najbliższe terminy, skorzystaj z naszego interaktywnego terminarza odczytów. Podajesz datę ostatniego odczytu karty i pojazdu, a narzędzie wylicza, ile dni Ci zostało.

Czy nowy tachograf G2V2 zwalnia z pilnowania terminów?

Nie. Tachograf jest obowiązkowy, a jego montaż zleca się serwisowi (to nie my). Nowy tachograf G2V2 (Smart Tacho 2) niczego nie zmienia w odczytach: karta nadal co 28 dni, pojazd co 90 dni. Odczyty to osobny, stały obowiązek. Busy 2,5–3,5 t w zarobkowym transporcie międzynarodowym i kabotażu mają mieć G2V2 od 1 lipca 2026 (Pakiet Mobilności UE). Ale to obowiązek dotyczący sprzętu, a nie odczytów. Szczegóły znajdziesz w rozporządzeniu (UE) 2020/1054.

Najczęstszy błąd: „myślałem, że biuro pilnuje"

Najdroższe zdanie w transporcie brzmi: „byłem pewien, że ktoś to robi". Powstaje luka: kierowca myśli, że pilnuje właściciel, właściciel myśli, że pilnuje biuro, a biuro czeka na pliki od właściciela.

Co grozi, gdy termin umknie? W Polsce za spóźniony odczyt grożą kary administracyjne dla przewoźnika: 500 zł za każdy pojazd i 500 zł za każdego kierowcę z przeterminowanymi danymi. Górny limit kary z jednej kontroli zależy od wielkości firmy:

• do 10 kierowców: 15 000 zł,
• powyżej 10 do 50 kierowców: 20 000 zł,
• powyżej 50 do 250 kierowców: 25 000 zł,
• powyżej 250 kierowców: 30 000 zł.

Podstawą jest art. 92a i załącznik nr 3 do ustawy o transporcie drogowym. Za granicą rachunek bywa wyższy:

• Niemcy (BALM, niemiecki urząd kontroli): ok. 750 euro za kierowcę i za pojazd, za każdą dobę brakujących danych (taryfikator BALM).
• Francja: brak odczytu w terminie to wykroczenie 5. klasy, czyli grzywna do 1 500 euro; w razie powtórki sankcja jest wyższa (Légifrance / DREAL).
• Holandia (ILT, holenderski inspektorat): nieterminowe zgranie danych z karty kierowcy (28 dni) lub z pojazdu (90 dni) to 1 300 euro za naruszenie; brak archiwizacji danych nawet do 4 400 euro (taryfikator ILT, Staatscourant 2023/8316).

Najważniejsze jest co innego: karę dostaje firma, niezależnie od tego, kto „miał pilnować".

Jak ustawić odpowiedzialność za odczyty u siebie?

Zamiast liczyć na to, że „jakoś się pilnuje", ustaw to raz i konkretnie. W małej flocie wystarczy prosty układ:

1. Wskaż jedną osobę odpowiedzialną. Nawet jeśli to Ty. Jedna osoba = jeden właściciel tematu, zero „myślałem, że Ty".
2. Spisz, kto co wykonuje. Kto wpina kartę, kto pobiera dane z pojazdu, kto archiwizuje, kto sprawdza terminy.
3. Ustal jeden kalendarz terminów dla całej floty. Wszystkie karty (28 dni) i wszystkie pojazdy (90 dni) w jednym miejscu.
4. Włącz przypomnienie z wyprzedzeniem. „Archiwizuj" się nie wykona samo. „Karta Kowalskiego, pobierz do piątku" wykona się, bo to konkretne polecenie z terminem.
5. Jeśli masz biuro, dopisz odpowiedzialność do umowy. Ustal czarno na białym, czy biuro tylko obrabia dane, czy też sygnalizuje zbliżające się terminy.

Tu wchodzi TachoPing. Zamiast pilnować dat w Excelu albo liczyć na pamięć kierowcy, ustawiasz to raz. My pilnujemy terminów (28/90) dla całej floty i wysyłamy sygnał do właściciela (SMS, WhatsApp, e-mail). Kierowca w kabinie skanuje kod QR i widzi swój status, bez aplikacji i bez logowania. Przypomnimy Ci 7, 3 i 1 dzień przed terminem oraz jeszcze raz 1 dzień po terminie (jeśli odczyt nie został zrobiony), osobno dla każdego pojazdu i każdego kierowcy. Nie pobieramy i nie przechowujemy plików. Pilnujemy tylko dat, żeby nikt nie przegapił terminu.

Chcesz mieć to z głowy? Sprawdź TachoPing, od 15 zł za pojazd miesięcznie (promocyjnie; po 1 lipca 2026 cena rośnie do 19 zł), przy rozliczeniu rocznym taniej o 17%. Bez sprzętu, bez opłaty bazowej, bez limitu kierowców i z 30-dniową gwarancją zwrotu.

Najczęstsze pytania (FAQ)

Kto musi pobierać dane z tachografu: kierowca czy właściciel?

Za pobranie i przechowywanie danych odpowiada przedsiębiorca (przewoźnik). Kierowca jest zwykle wykonawcą czynności, ale to firma odpowiada przed kontrolą za to, czy dane zostały pobrane w terminie.

Czy biuro rozliczeniowe automatycznie pilnuje terminów odczytów?

Nie zawsze. Wiele biur przetwarza i archiwizuje dane, które dostanie, ale nie przypomina o zbliżającym się terminie. Sprawdź w umowie, czy pilnowanie terminów jest po stronie biura, czy po Twojej.

Co ile dni trzeba pobierać dane?

Kartę kierowcy odczytuje się co najmniej raz na 28 dni, a pamięć pojazdu co najmniej raz na 90 dni. Terminy są takie same dla każdej generacji tachografu.

Czy kierowca może dostać karę za brak odczytu?

Obowiązek obciąża głównie przedsiębiorcę, więc typowym adresatem kary za brak odczytów jest firma. Szczegółowy podział odpowiedzialności reguluje krajowa ustawa o transporcie drogowym, a nadzór sprawuje ITD.

Czy mogę robić odczyty sam, bez biura rozliczeniowego?

Tak. Nie ma obowiązku korzystania z biura. Możesz pobierać i przechowywać dane samodzielnie. Ważne, by trzymać się terminów 28/90 dni i mieć kopię na wypadek kontroli.

Czy nowy tachograf G2V2 zwalnia z odczytów?

Nie. G2V2 (Smart Tacho 2) to obowiązek sprzętowy, nie odczytowy. Po montażu nadal pobierasz dane z karty co 28 dni i z pojazdu co 90 dni.

Co grozi, gdy zapomnę o odczycie?

Grożą kary administracyjne nakładane na przewoźnika. W Polsce to 500 zł za każdy pojazd i 500 zł za każdego kierowcę z przeterminowanymi danymi, z górnym limitem od 15 do 30 tys. zł zależnie od wielkości firmy. Za granicą stawki bywają wyższe (np. Niemcy ok. 750 euro za dobę, Holandia 1 300 euro za naruszenie).

Czy odpowiedzialność można przenieść na kierowcę umową?

Możesz spisać, kto co robi, ale wobec kontroli to firma odpowiada za pobranie i przechowanie danych. Umowa porządkuje wykonanie zadań, ale nie zdejmuje odpowiedzialności z firmy.

Czym różni się kara za montaż od kary za brak odczytów?

To dwie różne sprawy. Kara za brak lub niewłaściwy tachograf dotyczy sprzętu (kategoria montażowa, orientacyjnie ok. 12 tys. zł). Kara za brak danych dotyczy odczytów i naliczana jest za przeterminowane dane (w Polsce 500 zł za pojazd i 500 zł za kierowcę). TachoPing dotyczy wyłącznie tej drugiej kategorii: pilnowania terminów odczytów.

Kto pilnuje terminów, gdy mam tylko 3 busy?

Z mocy przepisów przedsiębiorca, czyli Ty. W małej flocie nie ma osobnego działu od pilnowania terminów. Dlatego najprościej wskazać jedną osobę odpowiedzialną i włączyć przypomnienia dla wszystkich kart i pojazdów. Przypomnimy Ci 7, 3 i 1 dzień przed terminem oraz jeszcze raz 1 dzień po terminie (jeśli odczyt nie został zrobiony), osobno dla każdego pojazdu i każdego kierowcy.

Co zrobić teraz

Sprawdź dziś trzy rzeczy: kto u Ciebie odpowiada za terminy, czy biuro (jeśli je masz) naprawdę pilnuje dat, oraz kiedy mijają Twoje najbliższe terminy 28/90. Jeśli choć jedna odpowiedź brzmi „nie wiem", ustaw to raz, zamiast liczyć na pamięć.

Zamiast pilnować dat w głowie i w Excelu, ustaw TachoPing dla swojej floty. Pilnujemy terminów za Ciebie, alert dostaje właściciel, a kierowca skanuje QR w kabinie. Powiązane lektury: odczyty co ile dni (28/90), jak nie przegapić odczytu karty kierowcy oraz gdzie i jak długo przechowywać dane.