Gdzie i jak długo przechowywać dane z tachografu (krok po kroku, bez paniki)

Gdzie przechowywać dane z tachografu i jak długo? Minimum 12 miesięcy od pobrania, w co najmniej dwóch kopiach.

Masz małą flotę busów 2,5–3,5 t i właśnie pobrałeś dane z karty kierowcy albo z pamięci pojazdu? To dopiero połowa roboty. Plik trzeba jeszcze dobrze schować. Tak, żeby przy kontroli ITD (Inspekcja Transportu Drogowego) albo za granicą był od razu pod ręką. Pokażemy Ci prostym językiem, co zapisujesz, jak długo i gdzie.

Tachograf w busie jest obowiązkowy. Montaż robi serwis, tym my się nie zajmujemy. My pilnujemy odczytów, czyli regularnego pobierania danych. To osobny, stały obowiązek. TachoPing przypomina o terminach odczytów. Nie pobieramy i nie trzymamy Twoich plików, robisz to Ty u siebie. Ten artykuł pokazuje, jak zrobić to dobrze.

W skrócie: najważniejsze w 5 punktach

• Co najmniej 12 miesięcy trzymasz pobrane dane od dnia pobrania. To minimum z przepisów UE (rozporządzenie 561/2006, art. 10 ust. 5).
• Archiwizujesz dwa różne źródła: dane z karty kierowcy (pobierasz co 28 dni) i z pamięci pojazdu (co 90 dni).
• Zawsze rób kopię zapasową. Jeden nośnik to za mało. Awaria pendrive'a nie zwalnia z obowiązku okazania danych.
• Pliki trzymaj w oryginalnym formacie (.ddd / .c1b / .v1b), nieedytowane. To one mają wartość dowodową.
• Najczęstszy błąd to nie złe miejsce, tylko brak pliku, bo ktoś zapomniał o odczycie w terminie.

Co właściwie archiwizujesz: karta kierowcy czy pamięć pojazdu?

Archiwizujesz dwa osobne zestawy danych, z dwóch różnych źródeł. To częste źródło chaosu u małych flot, bo brzmią podobnie, a to nie to samo.

Dane z karty kierowcy

To zapis aktywności kierowcy: jazda, praca, odpoczynek, dyspozycyjność. Pobiera się je z karty co najmniej co 28 dni. Po pobraniu powstaje plik (najczęściej z rozszerzeniem .ddd lub .c1b), który archiwizujesz.

Dane z pamięci pojazdu

To zapis z samego tachografu w aucie: prędkości, zdarzenia, naruszenia, kto i kiedy prowadził. Pobiera się je z pamięci pojazdu co najmniej co 90 dni. Powstaje osobny plik (często .ddd lub .v1b).

Terminy 28 dni dla karty i 90 dni dla pojazdu są takie same dla każdego typu tachografu, od starszych modeli po nowy Smart Tacho 2 (G2V2). Wynikają z przepisów unijnych: maksymalne okresy ustala rozporządzenie Komisji (UE) nr 581/2010 (art. 1), a sam obowiązek pobierania danych rozporządzenie (WE) nr 561/2006 (art. 10 ust. 5). W Polsce odsyła do nich ustawa o tachografach z 2018 r.

Zapamiętaj prosto: karta = człowiek (28 dni), pojazd = auto (90 dni). Dwa pliki, dwa terminy, jedno archiwum.

Jak długo trzeba przechowywać dane z tachografu?

Minimum to 12 miesięcy (jeden rok) od dnia pobrania danych, tak stanowi unijne rozporządzenie. W praktyce wielu przewoźników trzyma dane dłużej, bo łączą się one z innymi obowiązkami.

Dlaczego dłużej? Bo dane o czasie pracy kierowcy przydają się też do wypłat, delegowania i rozliczeń. A tam czasem trzeba je trzymać dłużej niż rok. Bezpieczna zasada: nie kasuj danych po 12 miesiącach automatycznie. Najpierw sprawdź, czy nie musisz trzymać ich dłużej z powodu czasu pracy lub delegowania.

• Minimum prawne: 12 miesięcy od pobrania, zgodnie z art. 10 ust. 5 rozporządzenia (WE) nr 561/2006.
• Praktyka rynkowa: wielu przewoźników trzyma 2–3 lata lub dłużej dla bezpieczeństwa rozliczeń.
• Zasada: w razie wątpliwości trzymaj dłużej. Koszt pamięci jest groszowy, a brak danych przy kontroli kosztuje.

Dokładne okresy dla różnych rodzajów danych (czas pracy, delegowanie) bywają dłuższe niż te 12 miesięcy z przepisów o tachografie. Nie traktuj jednej liczby jako pewnika dla każdej sytuacji.

Czym grozi brak archiwizacji przy kontroli?

Tu jest różnica, o której łatwo zapomnieć. Spóźniony odczyt z kompletnym plikiem to jedno. Brak danych za wymagany okres to coś poważniejszego. W Polsce luka w danych na kontroli jest traktowana surowiej niż zwykłe spóźnienie, a kara rośnie wraz z zakresem braku. W Holandii to widać wprost w taryfikatorze: nieterminowe zgranie danych to 1 300 EUR, ale brak wymaganej archiwizacji danych to już 4 400 EUR (taryfikator ILT, holenderskiego organu kontroli).

Wniosek jest prosty. Plik trzeba nie tylko pobrać w terminie, ale też przechować przez cały wymagany okres i umieć go okazać. Dlatego kopia zapasowa nie jest dodatkiem, tylko podstawą.

Gdzie przechowywać dane z tachografu: jakie są opcje?

Przepisy nie narzucają jednego nośnika. Wymagają, by dane były kompletne, czytelne i możliwe do okazania przez cały okres przechowywania. Masz więc kilka opcji, każda z plusami i ryzykami.

Dysk komputera w firmie

Proste i pod ręką. Ryzyko: awaria dysku, kradzież laptopa, przypadkowe skasowanie. Nigdy nie jako jedyna kopia.

Zewnętrzny dysk lub pendrive

Dobry jako kopia zapasowa, nie jako jedyne miejsce. Pendrive'y się gubią i psują. Opisuj nośniki i trzymaj w bezpiecznym miejscu.

Chmura (Dysk Google, OneDrive, dedykowane archiwum)

Wygodna, automatyczna kopia, dostęp z trasy. Działa nawet wtedy, gdy sprzęt w firmie padnie. Pamiętaj jednak o dostępie do konta i haśle. I o tym, że to nadal Ty odpowiadasz za komplet danych. Chmura jako jedno z miejsc, tak. Jako jedyne miejsce bez kopii, ryzykownie.

Oprogramowanie do analizy lub biuro rozliczeniowe

Część programów i biur trzyma dane przy okazji analizy. Uwaga: „przy okazji" to nie to samo co „ktoś tego pilnuje". Zapytaj wprost, czy biuro trzyma pełne pliki źródłowe i jak długo. Nawet jeśli robi to ktoś inny, odpowiadasz za to Ty.

Zasada nadrzędna nad wyborem miejsca: ZAWSZE co najmniej dwie kopie w dwóch różnych miejscach. Jedna lokalna, jedna niezależna (np. chmura).

Jeśli zamiast pilnować dat ręcznie w Excelu chcesz mieć to ustawione raz, sprawdź najbliższe terminy w naszym terminarzu odczytów. Wpisujesz datę ostatniego pobrania, a narzędzie pokazuje następne terminy (+28 i +90 dni) i ile dni zostało. Bo najlepsze archiwum nic nie da, jeśli zabraknie w nim pliku.

Jak archiwizować dane krok po kroku?

Procedura dla nietechnicznego właściciela małej floty. Powtarzasz ją po każdym pobraniu: karty co 28 dni, pojazdu co 90 dni.

1. Pobierz dane w terminie. Karta kierowcy co 28 dni, pamięć pojazdu co 90 dni. Bez tego nie ma czego archiwizować.
2. Nie zmieniaj pliku. Zapisz plik źródłowy (.ddd / .c1b / .v1b) tak, jak go pobrałeś. To on ma wartość dowodową, żadnej edycji.
3. Nadaj czytelną nazwę. Np. karta_Kowalski_2026-07-14.ddd lub pojazd_GD12345_2026-07-14.ddd. Data i czego dotyczy, żebyś znalazł plik w 10 sekund.
4. Zrób kopię. Zapisz w drugim, niezależnym miejscu (np. lokalnie + chmura). Jedna kopia to brak kopii.
5. Zapisz datę następnego terminu. Od dziś +28 dni dla karty, +90 dni dla pojazdu. Tu najłatwiej się potknąć, więc ustaw przypomnienie. (TachoPing przypomina automatycznie 7, 3 i 1 dzień przed terminem oraz jeszcze raz 1 dzień po terminie, jeśli odczyt nie został zrobiony. Osobno dla każdego pojazdu i każdego kierowcy.)

Chcesz policzyć terminy bez liczenia w głowie? Skorzystaj z naszego terminarza odczytów (28/90): wpisujesz datę ostatniego pobrania, a narzędzie pokazuje następny termin i ile dni zostało. Więcej o samych terminach przeczytasz w tekście co ile dni robić odczyty tachografu (28/90).

Jakie są najczęstsze błędy przy przechowywaniu danych?

Z naszego doświadczenia z małymi flotami błędy powtarzają się w kółko. Większość nie dotyczy „złego miejsca", tylko ludzkiej pamięci.

• Brak pliku, bo przegapiono odczyt. Najczęstszy i najgroźniejszy. Nie ma danych do archiwizacji, bo nikt nie pobrał ich w terminie.
• Jedna kopia. Pendrive padł, laptop ukradziony, a dane przepadły razem z dowodem zgodności.
• Edytowany lub przekonwertowany plik. Zmiana formatu albo „poprawki" odbierają plikowi wartość dowodową.
• „Biuro to ogarnia", bez sprawdzenia. Założenie, że ktoś archiwizuje, gdy realnie nikt nie trzyma pełnych plików.
• Kasowanie po roku „bo minął rok". Czas pracy i delegowanie potrafią wymagać dłuższego przechowywania.
• Bałagan w nazwach. Pliki bez dat i opisu. Przy kontroli nie wiesz, co masz i czego brakuje.

Zauważ wzór: pierwszy i czwarty błąd to nie kwestia nośnika, tylko pilnowania terminów i odpowiedzialności. Więcej o tym, kto formalnie odpowiada, znajdziesz w tekście kto odpowiada za odczyty tachografu.

Co zrobić, gdy zgubisz albo skasujesz dane z tachografu?

Nie panikuj, ale działaj szybko. Twoje opcje zależą od tego, co i kiedy zniknęło.

• Sprawdź kopię zapasową. Jeśli miałeś drugą kopię (a powinieneś), problem rozwiązany. To właśnie po to istnieje kopia.
• Pobierz ponownie z urządzenia. Dane karty i pamięci pojazdu są w urządzeniu do momentu nadpisania. Jeśli zniknął tylko plik z dysku, często można pobrać go jeszcze raz.
• Uwaga na okno czasowe. Pamięć ma ograniczoną pojemność, więc starsze zapisy są z czasem nadpisywane. Im szybciej zareagujesz, tym większa szansa.
• Zapisz, co się stało. Jeśli danych nie da się odzyskać, zanotuj, co i kiedy zniknęło. W razie wątpliwości zapytaj właściwy urząd lub doradcę.

Wniosek jest jeden: kopia zapasowa zamienia katastrofę w drobną niedogodność. Dlatego punkt o dwóch kopiach jest w tym artykule najważniejszy.

Jak pilnować, żeby w ogóle było co archiwizować?

Najlepsze archiwum nie pomoże, jeśli zabraknie w nim pliku. A plik powstaje tylko wtedy, gdy pobierzesz dane w terminie: karty co 28 dni, pojazdu co 90. I tu, przy jednoosobowej obsłudze floty, najłatwiej się potknąć.

TachoPing to prosty „budzik" do terminów odczytów dla małych flot busów 2,5–3,5 t. Pilnujemy dat i przypominamy przez SMS, WhatsApp i e-mail. Masz też panel z przeglądem całej floty. Przypomnimy Ci 7, 3 i 1 dzień przed terminem oraz jeszcze raz 1 dzień po terminie (jeśli odczyt nie został zrobiony), osobno dla każdego pojazdu i każdego kierowcy. Kierowca skanuje kod QR w kabinie (bez aplikacji, bez logowania) i widzi swój status. Plików nie pobieramy i nie trzymamy, to robisz Ty, sposobem opisanym wyżej. My dbamy, żebyś nie przegapił chwili, w której ten plik trzeba w ogóle zrobić.

Pamiętaj: tachograf jest obowiązkowy, a jego montaż zleca się serwisowi, tym my się nie zajmujemy. Robimy jedną rzecz dobrze: przypominamy o terminach odczytów, żeby w Twoim archiwum nigdy nie zabrakło pliku. To nie jest wielki system dla flot 100+ aut z wdrożeniem i działem IT. Dla 1–30 busów taki system to przerost.

Cennik bez niespodzianek: 15 zł za pojazd miesięcznie (cena promocyjna dla pierwszych, rośnie do 19 zł po 1 lipca 2026), przy płatności rocznej taniej o 17% (12,50 zł za pojazd miesięcznie). Bez opłaty bazowej, bez limitu kierowców, 30 dni gwarancji zwrotu. Zobacz, jak ustawić pilnowanie terminów raz a dobrze.

FAQ: najczęstsze pytania o przechowywanie danych z tachografu

Jak długo przechowywać dane z tachografu?

Minimum 12 miesięcy (jeden rok) od dnia pobrania danych, zgodnie z art. 10 ust. 5 rozporządzenia (WE) nr 561/2006. W praktyce warto trzymać dłużej, bo dane o czasie pracy kierowcy mogą podlegać dłuższym okresom przechowywania.

Gdzie najlepiej przechowywać dane z tachografu?

Przepisy nie narzucają jednego nośnika. Dane mają być kompletne, czytelne i możliwe do okazania. Najbezpieczniej trzymać co najmniej dwie kopie w dwóch różnych miejscach, np. lokalnie i w chmurze.

Czy mogę trzymać dane tachografu w chmurze (Dysk Google, OneDrive)?

Tak, chmura jest dopuszczalna jako jedno z miejsc przechowywania. Warto mieć drugą, niezależną kopię i zadbać o dostęp do konta. To Ty odpowiadasz za kompletność i czytelność danych.

Co dokładnie archiwizuję: kartę kierowcy czy pamięć pojazdu?

Oba zestawy. Dane z karty kierowcy pobierasz co 28 dni, dane z pamięci pojazdu co 90 dni. To dwa osobne pliki, które trzymasz w archiwum razem.

W jakim formacie zapisywać pliki z tachografu?

W oryginalnym formacie pobrania (najczęściej .ddd, .c1b dla karty, .v1b dla pojazdu), bez edycji i konwersji. Niezmieniony plik źródłowy ma wartość dowodową przy kontroli.

Czy muszę przechowywać dane, jeśli korzystam z biura rozliczeniowego?

Odpowiedzialność za przechowywanie spoczywa na przewoźniku, nawet gdy archiwizację wykonuje biuro. Upewnij się wprost, że biuro trzyma pełne pliki źródłowe i jak długo. „Przy okazji" to nie gwarancja.

Co grozi za brak danych z tachografu przy kontroli?

To kara za brak danych lub odczytów, odrębna od kary za montaż urządzenia. W Polsce jest to 500 zł za każdy pojazd i 500 zł za każdego kierowcę z przekroczonym terminem, z górnym sufitem sumy kar z jednej kontroli. Sama luka w archiwum, czyli brak danych do okazania, jest traktowana surowiej niż zwykłe spóźnienie. W Holandii brak wymaganej archiwizacji to 4 400 EUR (taryfikator ILT). Więcej liczb znajdziesz w tekście o karach ITD za brak odczytów.

Czy kara za brak danych to to samo co kara za brak tachografu?

Nie. To dwie różne kategorie. Kara za brak lub zły montaż urządzenia dotyczy sprzętu (orientacyjnie ok. 12 000 zł w Polsce). Kara za brak danych lub odczytów dotyczy archiwizacji i cyklu pobrań (500 zł za pojazd i 500 zł za kierowcę). Ten artykuł dotyczy tej drugiej. Nie myl ich ze sobą.

Co zrobić, gdy zgubię plik z danymi?

Najpierw sprawdź kopię zapasową. Jeśli jej nie ma, spróbuj pobrać dane ponownie z urządzenia, są tam do momentu nadpisania. Reaguj szybko, bo starsze zapisy są z czasem zastępowane nowymi.

Czy TachoPing przechowuje moje dane z tachografu?

Nie. TachoPing pilnuje wyłącznie dat odczytów i przypomina o terminach (SMS, WhatsApp, e-mail, panel). Plików nie pobieramy ani nie przechowujemy, robisz to Ty u siebie, sposobem opisanym w tym artykule.

Czy małej flocie (np. 5 busów) wystarczy zwykły dysk i chmura?

Tak, dla małej floty wystarczy prosty schemat: plik źródłowy + kopia w drugim miejscu + pilnowanie terminów pobrań. Nie potrzebujesz rozbudowanego systemu z wdrożeniem, to przerost dla 1–30 aut.

Ile czasu mam na pobranie danych po wymianie karty kierowcy?

Kartę kierowcy pobierasz najrzadziej co 28 dni, więc po wymianie karty licz ten czas od nowa. Szczegóły swojej sytuacji potwierdź u właściwego urzędu.

Podsumowanie: co zrobić teraz

Ustaw u siebie prosty schemat: pobieraj dane w terminie (karta 28 dni, pojazd 90 dni), zapisuj niezmieniony plik źródłowy w dwóch miejscach i nie kasuj go przez co najmniej 12 miesięcy. Najsłabsze ogniwo to nie nośnik, tylko pamięć o terminie. Ustaw przypomnienia raz, a będzie co archiwizować: 15 zł za pojazd miesięcznie (promo, rośnie do 19 zł po 1 lipca 2026), 30 dni gwarancji zwrotu, bez sprzętu.